W przypadku płatności pośrednich oraz końcowej beneficjent jest zobligowany do dokumentowania ponoszonych wydatków odpowiednimi dokumentami, które w zależności od rodzaju projektu, potwierdzają zrealizowanie zakupów, robót i usług niezbędnych do osiągnięcia zakładanego celu projektu.
Szczegółowy wykaz załączników do wniosku o płatność jest zamieszczony w instrukcji wypełniania tego wniosku.
Składając wniosek o płatność pośrednią lub końcową, beneficjent musi pamiętać o tym, że wszystkie dokumenty księgowe potwierdzające poniesiony wydatek muszą być zapłacone, co oznacza, iż nie mogą stanowić podstawy do wypłaty środków faktury i rachunki, które nie zostały zapłacone.
Dokumenty, które trzeba zbierać
- faktury VAT i rachunki,
- wyciągi z rachunku bankowego do obsługi projektu (beneficjent jest zobligowany do posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego dla potrzeb finansowej obsługi projektu),
- protokoły zdawczo-odbiorcze dotyczące zakupów, robót i usług realizowanych w toku wdrażania projektu,
- inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej jak np. listy płac, zlecenia, delegacje itp.
W przypadku wniosku o płatność zaliczkową należy wskazać, iż służy on uzyskaniu przez beneficjenta zaliczki na poczet realizacji zadań ujętych w zakresie rzeczowo-finansowym wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie projektu. Dzięki takiemu rozwiązaniu beneficjent uzyskuje na początku realizacji swojego projektu niezbędną płynność finansową umożliwiającą regulowanie płatności w ramach projektu. Zaliczkowanie jest najczęściej spotykane w przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, finansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.
Zgodnie z umową o wypłatę dotacji rozwojowej, beneficjent nie może otrzymać kolejnej płatności w ramach projektu, jeśli nie rozliczy transzy uprzednio otrzymanej – z reguły jest to 70 proc. Należy podkreślić, iż wniosek beneficjenta o płatność na ogół wypełniany jest za pośrednictwem tzw. Generatora Wniosków Płatniczych (GWP), opracowanego przez Instytucję Zarządzającą danym programem. Generator ten jest bardzo pomocnym narzędziem pracy, gdyż wczytuje dane projektu bezpośrednio z wniosku aplikacyjnego lub pliku zawierającego dane z umowy o dofinansowanie projektu, a także za pośrednictwem polecenia tzw. walidacji automatycznie sprawdza poprawność przygotowanego wniosku beneficjenta o płatność. Przy pomocy sum kontrolnych generowanych przez GWP beneficjent może łatwo sprawdzić zgodność papierowej wersji przygotowanego wniosku z elektroniczną.
