Normy/Prawo

Zmiany dla projektów „w toku”

Negatywne konsekwencje pandemii COVID-19 dotknęły również nie tylko wnioskodawców, ale też beneficjentów funduszy europejskich. Aby zniwelować ograniczenia w realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych, przyjęto ustawę z dn. 3.04.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach wspierających realizację programów operacyjnych w związku z wystąpieniem COVID-19 w 2020 r. (Dz.U. 2020, poz. 694) – tzw. specustawę funduszową, która ma zapewnić płynne prowadzenie i rozliczenie projektów, jednocześnie umożliwiając instytucjom zaangażowanym we wdrażanie programów podstawę prawną dla elastycznego podejścia. Przepisy specustawy stosuje się wyłącznie do okoliczności związanych z wystąpieniem pandemii COVID-19, a w pozostałym zakresie nadal stosowane są regulacje zawarte w tzw. ustawie wdrożeniowej (Dz.U. 2014, poz. 1146).

Przewidziane „specrozwiązania”, stanowiące wyjątki i odstępstwa od standardowych zasad wdrażania, obowiązują od 1.02.2020 r. i mają charakter tymczasowy – stosuje się je do 31.12.2020 r.
Ustawa pozwala przede wszystkim na uznanie za kwalifikowane wydatków poniesionych na cele, które zostały niezrealizowane z powodu wystąpienia pandemii. Możliwe jest to jednak tylko pod warunkiem wykazania przez beneficjenta należytej staranności podjęcia odpowiednich działań służących odzyskaniu tych wydatków. Przykładowo, koszty wydatkowane na uczestnictwo w wydarzeniach targowych/misjach gospodarczych (np. wydatki na bilety lotnicze, zakup materiałów promocyjnych, wynajęcie powierzchni wystawienniczej, opłata za zakwaterowanie), a które ostatecznie zostały odwołane, będą mogły podlegać refundacji po dokonaniu przez właściwą instytucję finansującą analizy, czy sytuacja ma faktycznie związek z pandemią koronawirusa oraz czy beneficjent podejmował niezbędne starania związane z odzyskaniem poniesionych kosztów. W przypadku późniejszego odzyskania wydatków przez przedsiębiorcę, należy pamiętać o niezwłocznym zwrocie odzyskanych środków finansowych.
Zgodnie z ustawą o finansach publicznych (Dz.U. 2019, poz. 869) w przypadku gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich są: (1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, (2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy, (3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości – podlegają zwrotowi wraz z odsetkami. Jednakże, gdy nieprawidłowość przy realizacji projektu jest bezpośrednim skutkiem wystąpienia COVID-19, a przedsiębiorca wykaże, że pomimo dochowania należytej staranności nie był w stanie zapobiec wystąpieniu tej nieprawidłowości, korekta finansowa, tj. odpowiednie obniżenie dofinansowania, nie będzie obciążać beneficjenta. Beneficjent nie będzie wówczas zobowiązany do ewentualnego zwrotu środków dofinansowania.
Specustawa funduszowa wprowadza także odstępstwo od zasady wyrażonej w art. 52a ustawy wdrożeniowej, zgodnie z którą umowa o dofinansowanie projektu oraz decyzja o dofinansowaniu projektu mogą zostać zmienione wyłącznie w przypadku, gdy zmiany nie wpływają na spełnienie kryteriów wyboru projektów w sposób, który skutkowałby negatywną oceną. Nowe przepisy pozwalają na dokonanie, poprzez uzasadniony wniosek beneficjenta, zmian umowy o dofinansowanie albo decyzji o dofinansowaniu projektu, jeżeli realizacja postanowień zawartych w ww. dokumentach w związku z przyjętymi kryteriami wyboru projektów była niemożliwa lub znacznie utrudniona na skutek wystąpienia COVID-19. Oznacza to, że zapisy mogą zostać zmienione nawet w taki sposób, który w świetle kryteriów wyboru projektów obowiązujących na etapie wyboru, skutkowałby nieprzyznaniem dofinansowania. Należy zwrócić szczególną uwagę, aby każdy przypadek niedotrzymania zobowiązania umownego został należycie uzasadniony.
Kolejnym ograniczeniem związanym z pandemią, który rozwiązuje specustawa funduszowa, jest dochowanie terminów związanych z realizacją projektów. Na mocy nowych przepisów, okresy składania wniosków o płatność, określone w umowach o dofinansowanie do 31.12.2020 r., ulegają wydłużeniu o 30 dni. Ponadto terminy zakończenia realizacji projektów ulegają wydłużeniu o 90 dni, jednak nie dłużej niż do 31.12.2023 r.
Niemniej jednak, w sytuacji niedochowania terminów, zaleca się wcześniejszy kontakt z właściwą instytucją finansującą dany projekt. Każda jednostka jest odpowiedzialna za indywidualne rozpatrywanie przypadków naruszeń postanowień umów o dofinansowanie i może żądać należytego udokumentowania nieterminowego wykonania zobowiązań. Przykładowo, może być konieczne przedstawienie informacji o brakach kadrowych powstałych w wyniku zwolnień chorobowych lub sprawowania przez pracowników w danym podmiocie opieki nad dziećmi do lat ośmiu w związku z zamknięciem żłobków, przedszkoli i szkół, informacji od podwykonawców/dostawców o niezależnych od nich opóźnieniach w dostawach towarów lub usług, które wpłynęły na wykonywanie przez beneficjentów obowiązków umownych, itp. Każdorazowo nastąpi ocena, czy opóźnienia są następstwem zdarzenia, za które beneficjent nie ponosi odpowiedzialności.
Warto wspomnieć również o innych ułatwieniach przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych wynikających z rozporządzeń ministra funduszy i polityki regionalnej. Pierwszym z nich jest możliwość niestosowania zasady konkurencyjności podczas udzielania zamówień niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19. W uzasadnionych przypadkach, to jest takich, w których istnieje pilna potrzeba (konieczność) udzielenia zamówienia lub wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, dopuszcza się wyłączenie zasady konkurencyjności, w myśl przepisów określonych w sekcji 6.5.2 wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014–2020. W szczególności dopuszcza się udzielenie zamówienia wybranemu wcześniej wykonawcy, gdy podmiot ten jako jedyny jest w stanie zrealizować zamówienie przy ograniczeniach technicznych i czasowych spowodowanych pilną koniecznością. Drugim rozwiązaniem mającym na celu łagodzenie skutków pandemii na realizację projektów jest możliwość dopuszczenia dokonywania zmian umowy o zamówienie w związku z wystąpieniem siły wyższej (COVID-19). Nowe postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności wymagane jest w przypadku istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w szczególności w odniesieniu do zakresu i treści wzajemnych praw i obowiązków stron. Istotna zmiana ma miejsce dopiero w sytuacji, gdy zmienione warunki realizacji zamówienia miałyby wpływ na wynik, gdyby zostały uwzględnione w pierwotnym postępowaniu. Na podstawie wytycznych możliwe jest dokonanie istotnej zmiany postanowień zawartej umowy o zamówienie, gdy zmiana ta nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy oraz istnieje konieczność tej zmiany spowodowana okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć. Obecny stan epidemii spełnia przesłanki kwalifikacji tego zdarzenia jako siły wyższej, tzn. wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć. Wpływ okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy o zamówienie może więc oznaczać konieczność jej zmiany. O ile więc przykładowo zmiana terminu wykonania umowy lub czasowe zawieszenie wykonywania umowy, czy też zmiana sposobu wykonywania dostaw, usług lub robót budowlanych – jako zmiany istotne – zaistniałe wskutek wystąpienia COVID-19 – nie prowadzą do zmiany ogólnego charakteru umowy, ich wprowadzenie będzie możliwe.
Z racji dynamiki sytuacji kolejne nabory konkursów będą ogłaszane w najbliższym czasie. Podobnie ewoluować będą zasady realizacji projektów. Dlatego warto wzmóc czujność lub skorzystać z fachowej pomocy, zwłaszcza że kolejne szanse sięgnięcia po te środki to nieco bardziej odległa i przez skutki pandemii trudniejsza do przewidzenia przyszłość, a przeoczenie zmian może niepotrzebnie komplikować niełatwe życie przedsiębiorcy.               

Michał Musierowicz
Agnieszka Filipczak
CAPITAL PARTNER